Page 159 - Document de référence 2012

VIVENDI l Rapport annuel l Document de référence 2012 159
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INFORMATIONS CONCERNANT LA SOCIÉTÉ – GOUVERNEMENT D’ENTREPRISE
SECTION 4 - RAPPORT DU PRÉSIDENT DU CONSEIL DE SURVEILLANCE DE VIVENDI SUR LE GOUVERNEMENT D’ENTREPRISE,
LE CONTRÔLE INTERNE ET LA GESTION DES RISQUES – EXERCICE 2012
PROCÉDURES DE CONTRÔLE INTERNE
4.3.3. Composantes du contrôle interne
4.3.3.1. ENVIRONNEMENT DE CONTRÔLE
RÈGLES DE CONDUITE ET D’ÉTHIQUE APPLICABLES
À TOUS LES COLLABORATEURS
Vivendi veille à prendre en compte toutes les dimensions de sa
responsabilité d’entreprise. Vivendi s’est ainsi attaché à définir la Charte
des valeurs du groupe qui inclut notamment la priorité au consommateur,
la créativité, l’éthique, la diversité culturelle et la responsabilité sociale.
Il existe également un Programme de vigilance incluant les règles
d’éthique générales qui s’imposent à chaque collaborateur du groupe
quels que soient son niveau hiérarchique et ses fonctions. Ces règles,
accessibles sur le sitewww.vivendi.com, déclinent les points suivants :
droits des salariés, intégrité et protection de l’information et des données
personnelles, prévention des conflits d’intérêts, éthique commerciale et
éthique financière, protection des biens et ressources appartenant au
groupe, respect de l’environnement, responsabilité sociale.
L’enjeu du Programme de vigilance est triple :
✱ sensibiliser les collaborateurs du groupe et leur donner un outil de
référence fixant les repères susceptibles de les aider, le cas échéant,
à déterminer leur ligne de conduite ;
✱ réduire les risques de mise en cause des responsabilités civile et
pénale des collaborateurs et des sociétés du groupe ;
✱ approfondir chaque année un thème transversal. Dans ce cadre, ont
été examinés, au cours des quatre dernières années, les conflits
d’intérêts, la protection des données personnelles, la conservation
des données matérielles et immatérielles, la lutte contre la corruption
et le bon usage du numérique dans les réseaux sociaux.
Il établit des règles de conduite reposant sur les principes généraux du
droit international (OCDE, OIT, droit communautaire) ainsi que sur les
législations nationales (principalement française et anglo-saxonne).
Chaque entité opérationnelle a ainsi mis en place un Code d’éthique qui
lui est propre.
La cohérence de l’ensemble est garantie par les équipes juridiques et le
« Compliance Officer » des principales unités opérationnelles coordonnées
par le Directeur juridique du siège. Un rapport d’activité, établi par la
Direction juridique de Vivendi, est remis annuellement au Comité d’audit,
qui en rend compte au Conseil de surveillance.
La protection des données personnelles demeure un sujet majeur
pour Vivendi. Ainsi les Secrétaires généraux des différentes unités
opérationnelles du groupe sont sensibilisés en vue de la mise à jour
des Chartes sur la protection des données et des contenus et Guide des
bonnes pratiques en matière de protection des données sensibles.
En outre, au cours de l’année 2012, plusieurs réunions de sensibilisation
à la protection du patrimoine informationnel en termes de comportements
et de risques technologiques ont été organisées pour l’ensemble de la
Direction et des personnels du siège de Vivendi SA.
RESPONSABILISATION ET ENGAGEMENT DE LA DIRECTION
GÉNÉRALE DE CHAQUE ENTITÉ OPÉRATIONNELLE
Le Président et le Directeur financier de chacune des entités
opérationnelles établissent semestriellement une lettre de représentation
attestant du respect des procédures de contrôle interne relatives à la
préparation des états financiers et des éléments d’informations financières
et sectorielles afin de garantir l’exactitude, la sincérité et la fidélité de
l’information financière présentée.
Vivendi s’est doté, sur proposition du Comité d’audit, d’un Code d’éthique
financière. Ce Code a été maintenu lors du changement de la structure
de gouvernance de la société en 2005. Il s’applique aux principaux
dirigeants chargés de la communication et des informations financières
et comptables.
RÈGLES DE DÉONTOLOGIE BOURSIÈRE
Vivendi se conforme aux dispositions du Règlement général de l’AMF
et aux recommandations de l’AFEP et du MEDEF. Ainsi, les opérations
d’achat ou de vente de titres ou instruments financiers de la société, sont
interdites pendant les périodes comprises entre la date à laquelle les
Membres du Conseil de surveillance ou du Directoire ont connaissance
d’une information précise sur la marche des affaires ou les perspectives,
qui, si elle était rendue publique, pourrait avoir une incidence sensible
sur le cours et la date à laquelle cette information est rendue publique.
En outre, elles sont également interdites pendant une période de 30 jours
calendaires précédant le jour de la publication des comptes trimestriels,
semestriels et annuels de la société et ce jour inclus. La société élabore
et diffuse un calendrier synthétique présentant les périodes pendant
lesquelles les opérations sur les titres de la société sont interdites. Toutes
les opérations de couverture, de toute nature, sur les titres de la société
à l’occasion de levées d’options de souscription d’actions, sont interdites,
conformément au Code consolidé de l’AFEP et du MEDEF.
Les périodes d’abstention d’opérer sur les titres font l’objet de rappels
par courrier électronique individuel, chaque fois que nécessaire et avant
chaque période identifiée.
DÉLÉGATIONS DE POUVOIR
L’attribution de délégations de pouvoir opérationnelles, ponctuelles ou
récurrentes, relève de la mission de la Direction générale de Vivendi et
des Directions générales de chacune des entités opérationnelles. Ces
délégations de pouvoir sont mises à jour et formalisées régulièrement
en fonction de l’évolution du rôle et des responsabilités des délégataires.